Analyser les frais généraux d’une entreprise prend du temps et nécessite des moyens spécifiques que le service d’achat n’a pas toujours à sa disposition. C’est pour cette raison qu’il est préférable de recourir au service d’un cabinet de conseil spécialisé. Sa mission est de vous aider à identifier plus facilement tous les postes de dépenses où vous pouvez appliquer des réductions budgétaires. Cela implique des négociations âpres et tendues avec vos fournisseurs par rapport au tarif indiqué lors de l’appel d’offres. Avec son expertise, le consultant maîtrise tous les détails techniques vous permettant de bénéficier d’une baisse de prix considérable.
Une autre manière de calculer la rémunération
Depuis quelques années, les cabinets de conseil spécialisé ont mis au point une approche très opérationnelle pour vous aider à obtenir des réductions de coûts. Leurs prestations sont variées afin de mieux répondre aux attentes et aux besoins de la fonction achats. Vous pouvez les contacter pour demander de simples conseils ou pour améliorer le système de management des achats Des sites spécialisés comme byo-group.com/, se chargent de négocier les prix lorsque vous lancez des appels d’offres. Vous avez ainsi la certitude de réaliser d’importantes économies tout en misant sur un processus d’achat efficace. Le but de cette démarche n’est autre que d’améliorer la performance d'une entreprise. Aussi, le cabinet de conseil prend une commission par rapport aux baisses de tarif qu’il a pu négocier. D’une manière générale, ce pourcentage varie entre 40 et 50 % ce qui pourrait paraître excessif. Néanmoins, ils prennent un risque au cas où les baisses de prix sont minimes. À savoir que les cabinets de conseil évaluent au préalable les gains potentiels afin de déterminer si le pourcentage obtenu permet de couvrir tous leurs frais. Ils n’interviennent donc pas sur les postes où les réductions de prix ne dépassent pas 5 %. Bien entendu, le service d’achats et le cabinet de conseil négocient le tarif de cette prestation qui se fait en deux temps. Il comprend un premier versement dont la somme a été discutée avant l’étude du dossier et le second versement est effectué si vous souhaitez un accompagnement personnalisé pour la mise en place des différents points d’amélioration.
Toujours considérer les effets à long terme
La rémunération des cabinets de conseils sur les économies réalisées constitue le mode opératoire le plus connu. La question est de savoir si les interventions réalisées par ces professionnels des réductions de coûts sont pérennes. Effectivement, ils seront peut-être tentés de réduire le coût sans considérer la qualité des services ou des produits. Les conséquences de ce genre de situation peuvent être désastreuses à long terme. Il est donc très important de s’assurer que le cabinet de conseil inclut une sécurisation des prix d’achat dans leur offre de base. La plupart de ces experts en performance achat et relation fournisseur garantissent leur intervention pendant un an. En ce qui concerne les engagements pluriannuels, les cabinets procèdent à un brenchmark une fois tous les six mois. C’est notamment le cas pour les entreprises évoluant dans le secteur de l’énergie ou de l’automobile. Les cabinets vérifient alors que les propositions de tarif qu’ils ont faites sont toujours en accord avec les circonstances et les conjonctures économiques. Ils renégocient les termes du contrat si nécessaire afin que vous en tiriez du profit sans négliger la qualité. À noter que les cabinets envisagent l’optimisation des dépenses sous un angle global tout en incluant différents aspects techniques dans cette démarche. D’autres critères sont tout aussi importants que le prix ou la qualité. Considérez également la veille règlementaire et fiscale. Il s’agit de leviers supplémentaires permettant de réduire encore les dépenses. Les voyages d’affaires constituent un exemple concret. Les cabinets réalisent une cartographie de la consommation en parallèle à l’analyse des notes de dépenses afin de pouvoir récupérer la TVA. Tous ces éléments sont interdépendants dans la mise en place d’une nouvelle stratégie d'achat.
Une collaboration garantissant la réussite
Les interventions faites par les cabinets de conseil ont pour but d’avoir une meilleure performance d'achats et une bonne performance fournisseur. Cela implique cependant une perte d’efficacité des collaborateurs le temps qu’ils s’adaptent au nouveau processus d'achat. Les cabinets de conseil jouent toujours franc-jeu avec leur client par rapport à cette éventualité. C’est donc aux dirigeants d’entreprise de décider s’ils en courent le risque ou non, puisqu’il s’agit en réalité d’un mal pour un bien. Si le client tente l’aventure, les cabinets de conseil proposent des solutions personnalisées et des accompagnements sur mesure pour l’implémentation des différents changements. Il est très important de miser sur le transfert de savoir vers le système opérationnel. Cela signifie que les consultants travaillent en étroite collaboration avec l’équipe interne pour que celle-ci s’approprie le projet. Tous les membres du personnel concernés par ces changements vont alors s’impliquer afin de garantir la pérennité des économies réalisées par l’entreprise. Les cabinets de conseil ont d’ailleurs une lettre de mission bien détaillée sur les procédures d’intervention et le détail des achats. Cette mesure tend à lever le doute et la crainte du personnel concernant des plans sociaux masqués. Par ailleurs, un comité de pilotage effectue un compte-rendu mensuel qui est affiché dans l’entreprise et accessible à tout le personnel. Sinon, celui-ci est diffusé par mail ou par d’autres canaux de diffusion auprès de chaque collaborateur afin que tout le monde puisse être au courant de l’avancement des démarches entreprises par les cabinets de conseil. Des mesures de précaution sont prises du côté du fournisseur pour que ces derniers ne prennent pas mal l’intervention faite par un tiers. Effectivement, ils font déjà des efforts en ce qui concerne les prix et leur susceptibilité doit être ménagée. Les cabinets de conseil ont toujours des arguments valables et solides qui permettent aux fournisseurs d’identifier leur profit en acceptant ce type de partenariat. Au final, tout le monde s’en sort gagnant si chacun y met du sien et un peu de volonté.
Bénéficier d’une expertise personnalisée
Chaque entreprise a ses propres besoins en termes d’achats, et les cabinets de conseil doivent considérer ce point pour proposer une solution sur mesure. Il existe ainsi quatre types d’interventions permettant à tous les dirigeants d’identifier les processus correspondant à la taille de leur entreprise et à leur domaine d’activité. La sous-traitance de capacité est idéale pour un besoin ponctuel sur certaines familles d’achat et pour une période limitée. La sous-traitance de spécialité concerne presque toutes les familles d’achat. En ce qui concerne l’assistance technique, le cabinet de conseil a une équipe d’expert qui maîtrise des connaissances spécifiques du marché. Il y a également l’assistance en organisation qui permet de refondre ou de créer entièrement un service achats. Il vous est donc très important de choisir la meilleure option pour votre entreprise. Vous pouvez inclure toutes vos attentes dans les clauses du contrat, notamment en termes de résultats et de performances suite aux remaniements qui ont été faits au sein de l’entreprise.
